こんにちは。
しょとぱぱです。
サラリーマン、特に営業として働いていると避けて通れないのがプレゼン資料や企画書の作成です。
月に一回は実績報告の資料を作成しますし、数ヶ月に一回は自身で行っている企画の取り組みをプレゼンしなければなりません。
また、定期的に新製品の商談や企画の提案をする必要もあり、資料作成は重要度の高い仕事です。
私の会社は全国規模の会社ですので、本社に資料作成の部署もあり、新製品の提案書や企画書などは本社から送られてくるものもあります。
ですが、本社で作ってある資料は「なんかイマイチなんだよなぁ〜」と思い、作り替えることも多々あります。
正直、イチ営業マンが作成するよりも本社の専門チームが作成する方が知識、データ、技術的にも優れているハズなのになぜ、作り替える必要がでてくるのか？
それにはきちんと理由があります。
意外とこの理由がわからないまま資料を作成している人が社内にも多く、需要があるんじゃないか、と思いまとめてみました。
- プレゼン資料と企画書は同じ資料を使い回している
- 取引先への提案に本社の資料をそのまま使っている
- プレゼン資料や企画書の作り方のコツを知りたい
上記に当てはまる方がいればぜひお読みください。
プレゼン資料と企画書の違いとは？
プレゼン資料と企画書、その最も大きな違いは
「自分の説明が付属するか否か」
です。
プレゼン資料と企画書についてそれぞれの特徴をまとめます。
どちらも自社の製品やサービスを相手に理解してもらうために作る資料ですが、実はそれぞれ性質が違います。
・プレゼンとして発表をする際に用いる資料
・自身の説明、発表の補強として使用する
・企画提案する際に企画の詳細を記載する資料
・企画書を相手先へ渡し、相手の社内で共有されることが多い
プレゼン資料と企画書はどちらも提案資料になるため、似たような内容だと思われがちですが、使われ方が明確に違います。
そのため、作り方にも明確な違いがでてきます。
プレゼンの主役は自分自身です。
プレゼンの形式にもよりますが、相手に伝わる、理解されるためには資料だけでなく、自分自身の説明や演出などを含めたプレゼン全体で考える必要があります。
スティーブ・ジョブズのプレゼンなどは最たる例でスライドは補助的に彼の言葉を印象づけるための演出として使われています。
反対に企画書は資料が独り歩きする可能性が高いです。
もちろん、商談などで企画書を使って先方へ説明を行うケースも多いのですが、商談相手に決定権があるとは限りません。
相手の社内会議で検討する必要が出てきた場合は企画書を渡して判断を委ねるケースも多いと思います。
先程挙げたスティーブ・ジョブズのプレゼンですが、おそらくプレゼン資料だけ渡されても同じような印象は受けませんよね。
なのでよくセミナーなどの配布資料がプレゼンスライドそのまま印刷したものが配られることがありますが、これは避けた方が良いです。
少なくともアニメーション等が使われたプレゼン資料はアニメーションを外した印刷用のスライドを別に作成した方が良いでしょう。
なぜ本社が作った資料は使いづらいか？
この違いを意図せず作られた資料は使いづらい資料になりがちです。
なぜなら、どのような場（自分の説明が付属するか否か）で同じ内容を提案するとしても記載する内容が変わってくるからです。
冒頭で本社の専門部署が作成する資料が使いづらいといった理由はここにあります。
本社のスタッフは優秀ですが、私（営業担当者）が
- どのような場面で
- どんな相手に
- どんな内容を
提案するかというのは作成する段階で把握できません。
もちろん、ある程度は相手を想定して作られていますが、ある程度の万能に使えるような資料を作ると実はどこにも使いづらい資料が出来上がります。
5W1Hを意識しましょう！
マーケティングの世界では5W1Hというのは基本としてよく言われます。
ですが、個々の資料では案外、多くの方が意識されずに作成されているように思います。
資料を作る際はぜひこの５W1Hを意識して作成してみましょう。
プレゼン資料にしても企画書にしても相手が誰でどんなシチュエーションでその資料を見るのか、相手の立場ならその資料で何をどう感じるかを考えることが重要です。
まとめ
いかがだったでしょうか？
プレゼン資料と企画書は使われる場面が違うため、作り方も変わってきます。
特に「自分の説明が付属されるか」という点で構成が大きく変わります。
どちらの資料も自分（自社）の想いを伝える資料です。
相手の立場に立ってどうしたら一番伝わるのか考えて作成することが大事です。
そういう意味ではブログも読者の立場に立って記事を書くことが求められますね。
このブログでも皆さまにきちんと伝わるように記事をお届けしたいです。
私もまだまだですが、精進いたしますので、引き続きよろしくお願いします。
それでは今回はこの辺で。
ばーい！
にほんブログ村
コメント